অফিস ব্যবস্থাপনায় পত্রের ব্যবহার
বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগ/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/সংস্থার সাথে যোগাযোগ/কোনো তথ্যের জন্য পত্রের মাধ্যমে তা আদান প্রদান করা হয়। তাছাড়া অফিসের অভ্যন্তরে বিভিন্ন বিষয়ে পত্র/অফিস আদেশ জারি করা হয়। সরকারি কাজে বিভিন্ন ধরণের পত্রের ব্যবহার রয়েছে। অফিস ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ অনুযায়ী সরকারী অফিসগুলোতে বিভিন্ন পত্রের ফরম্যাট ব্যবহার হয়। সুতরাং এ সকল পত্র নিয়ে আমরা আজকে জানবো। যোগাযোগ মাধ্যম বা পত্রসমূহ প্রকার নিম্নে দেওয়া হলো:
১. সরকারি পত্র;
২. অফিস স্মারক;
৩. অফিস আদেশ;
৪. পরিপত্র;
৫. আধা সরকারি পত্র
৬. অনানুষ্ঠানিক পত্র;
৭. অনুলিপি প্রেরণ/পৃষ্ঠাঙ্কন
৮. প্রজ্ঞাপন
৯. সিদ্ধান্ত প্রস্তাব
১০. প্রেস ইশতাহার/প্রেস নোট
১১. ফ্যাক্স,ই-মেইল, জিইপি ও সাইফার বার্তা
পত্রগুলোর নমুনা ও কিছু আলোচনা তুলে ধরা হলো:
সরকারী পত্র:
যে পত্রে সরকারের মতামত বা আদে জ্ঞাপন করা হয় বলে বুঝায় যা অবশ্যই সরকার নির্দেশে লিখিত হয়েভে বলে সুষ্পষ্টভাবে প্রকাশ করা হয়। তাই সরকারি পত্র। সরকারি পত্রে কর্মকর্তাগণের নামে প্রেরিত পত্রাদির শুরুতে জনাব/মহোদয় সম্ভাষণ এবং শেষে আপনার একান্ত সূচক সৌজন্য উক্তি উল্লিখিত থাকে।
অফিস স্মারক
বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগের মধ্যে পত্র বিনিময় করা হয়। তাছাড়া সাধারণত অধস্তন অফিস হতে উর্ধ্বতন অফিসে অফিস স্মারকে পত্র লেখা হয়।
অফিস আদেশ
অফিসে অনুসরণীয় নির্দেশাবলী জ্ঞাপন, অভ্যন্তরীণ পদায়ন ও ননগেজেটেড কর্মচারীগনের নিয়োগ, পদোন্নতি, ছুটি ইত্যাদি বিষয়ে অফিস আদেশ ব্যবহার করা হয়।
পরিপত্র
একাধিক অফিস বা ব্যক্তির নামে পত্র জারি করবার প্রয়োজন হলে পরিপত্র আকারে জারি করা হয়। বিশেষ প্রয়োজনে অনুলিপি আকারে জারি করা হয়।
আধাসরকারি পত্র
কোনো বিষয়ে প্রাপকের ব্যক্তিগত মনোযোগ আকর্ষণ বিবেচনার জন্য সরকারি কর্মকর্তাদের মধ্যে পত্র বিনিময়ে আধাসরকারি পত্র ব্যবহার করা হয়। এই পত্র কর্মকর্তার স্বীয় প্যাডে লেখা যেতে পারে।
অনানুষ্ঠানিক নোট
মন্ত্রণালয়/বিভাগের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের ক্ষেত্রে অনানুষ্ঠানিক নোট ব্যবহার করা হয়। এটি নথিতে লিখে প্রেরণ করা হয়।
অনুলিপি প্রেরণ/পৃষ্ঠাঙ্কন
কোনো পত্রের অনুলিপি মূল প্রাপক ব্যতীত অন্যান্যদের নিকট প্রেরণ করার ক্ষেত্রে অবগতির জন্য প্রেরণ করাকে পৃষ্ঠাঙ্কন করা হয়।
প্রজ্ঞাপন
আইন, অধ্যাদেশ, বিধি, প্রবিধান আদেশ গেজেটেড কর্মকর্তাদের নিয়োগ আদেশ, ছুটি, বদলী এবং অন্যান্য বিষয় যা গেজেটে প্রকাশ পায় উহার পত্রকে প্রজ্ঞাপন আকারে জারি করা হয়।
প্রেস ইশতাহার/প্রেসনোট
সরকারের কোনো সিদ্ধান্ত প্রচার করার পয়োজন হয় তখন একজন ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক প্রেস ইশতাহার বা প্রেসনোট জারি করা হয়।
ফ্যাক্স,ই-মেইল
জরুরি বিষয়ে অবিলম্বে প্রেরণের জন্য অনলাইন মিডিয়া হিসাবে ফ্যাক্স অথবা ইমেইল ব্যবহার করা হয়। বর্তমানে ইমেইল এর মাধ্যমে বিভিন্ন পত্র প্রেরণ করা হচ্ছে।
